Self Supervised Time Management [RU]

Abstract

Благодаря современному темпу жизни, объем новой информации и количество принимаемых решений в единицу времени увеличиваются из года в год. Также стремительно растет количество книг по time management и продуктивности. Лично я интересуюсь этой темой с ~2013 года (спасибо МФТИ, ШАД и куче других увлечений). И все это время я экспериментировал с различными техниками time management и knowledge organisation. Чтобы упрочить эти знания, в этом блогпосте я хотел бы обсудить зачем это вообще может быть нужно и дать небольшой набор практик, к которым пришел.

Introduction: Зачем? В чем проблема?

Time management, productivity tools и прочие страшные вещи разносятся сейчас постоянно, обещая чудесное исцеление от любой прокрастинации всего лишь за один бесплатный недельный интенсив…. Я, к сожалению, такие онлайн курсы делать еще не научился, поэтому давайте введем немного контекста, чтобы быть on the same page.

Этот пост не обладает чудесной силой подорожника персональной эффективности, а носит чисто информативный характер того, как некоторая система и набор привычек могут облегчить жизнь (или мне так только кажется). Словосочетание “time management” относит нас к старой-доброй теме управления временем, а “self-supervised” - к новой-молодежной “осознанности”. Как мне кажется, только при должном уважении к своему времени и умении им распоряжаться можно говорить про “осознанность”, а любые попытки перескочить через этот milestone тщетны как вечерние релизы.

Также хочу отметить, что этот пост не является призывом к hardworking culture на 80h/week, а скорее помогает справиться с тем объемом информации, с которой тебе приходится справляться в текущем мире и помогает высвободить эти 80h/week под все, что тебе нравится.

Итак, зачем же нужен self-supervised time management?

• научиться справляться с информационным шумом,
• перестать перерабатывать “еще чуть-чуть”,
• приоритизировать то, чем занимаешься.

Научиться справляться с информационным шумом

Этот тезис обговаривается уже последние 30 лет - любая текущая компания борется на внимание пользователя, ведь “время=деньги”. Умение фильтровать промо, милых котиков, и веселые тиктоки - крайне позитивно сказывается на умении концентрироваться и доводить дело до конца, что привносит в нашу жизнь дофамин и счастье.

Еще одна проблема, к которой приводит любовь к “милым котикам” - короткий attention span, сложности с удержанием контекста на долгое время и более реактивное поведение по жизни (когда твои действия чаще являются ответом на некоторых пришедший раздражитель (письмо, сообщение), а не являются результатом спланированной тобой деятельности).

Перестать перерабатывать “еще чуть-чуть”

Реактивное поведение без большой внутренней ответственности переходит в раздолбайство (ничто никогда не готово) и часто далеко не заводит, а с большой внутренней мотивацией - приводит к переработкам (надо ведь все успеть, что обещал и еще на все входящие ответить). И то, и другое вряд ли можно назвать счастливой жизнью, ведь в первом случае - на вас будут косо смотреть в обществе, а во втором - вы сами (+ общество, мы ведь все за life-work balance).

Приоритезировать то, чем занимаешься

Другим артефактом реактивного поведения (или переработок) является отсутствие время подумать, приоритизировать и вообще заняться самоанализом “зачем я делаю то, что делаю?” - ведь все еще надо успеть ответить на все входящие.

Main Contributions. Этот пост агрегирует те техники, к которым сошелся, чтобы и на входящие перестать постоянно отвечать, и из переработок выйти, и сместить деятельность туда, где мне более драйвово.

Related Work: какие книги/видео/курсы/etc есть?

Тема time management широко освещается в community, поэтому было бы некорректно переходить к каким-то своим техникам без объяснения того, благодаря чему эти техники появились и какие еще взгляды существуют.

Начать обзор хотелось бы издалека - с курса “Биология поведения человека” - Роберт Сапольски, Стэнфорд. Хотя этот курс никак к time management не относится, он дает интересное введение в то, как решения принимаются и что на них влияет, что в свою очередь помогает в анализе своих действий. Другим важным курсом, о котором нельзя не упомянуть является “Learning How to Learn” - Barbara Oakley. К time management курс также не относится, однако дает понимание стоимости переключения контекста и важности правильно отдыха для мозга (чтобы не закидывать себя делами до посинения). Из русскоязычных вариаций, есть “курс по самодисциплине”.

Наиболее важными книгами для понимания этого поста являются Deep Work - Cal Newport, Getting Things Done - David Allen и Thinking, Fast and Slow - Daniel Kahneman. Эти книги являются де-факто фундаментом, которым вдохновляются все остальные книги по time management и продуктивности (по мнению автора этого поста), поэтому - крайне рекомендую к прочтению. Дополнительно советую почитать Джедайские техники - Максим Дорофеев, How to Take Smart Notes - Sonke Ahrens и Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals - Oliver Burkeman.

The Lean Startup - Eric Ries дополняет весь контекст некоторой стартап философией к процессу постановки целей и их выполнению, делая его более быстрым, простым и гибким. А Measure What Matters - John Doerr финализирует картину методологией постановки целей.

Теперь, если вам каким-то образом не понравятся идеи предложенные в этой статье - вы всегда сможете выстроить свою методологию поверх. Cheers!

Background: какие тулы использую?

Книги и курсы - это конечно хорошо, но кроме них нужны и реальные applications. Краткий список тех, что использую я:

Things 3

Как по мне, things 3 - это самый лучший todolist и самый главный app для Getting Things Done планирования. Имеет идеальную интеграцию с Apple ecosystem – можно записать любую мысль всего за одно сочетание клавиш. Именно эта скорость делает это приложение столь критичным и полезным (для эксперимента попробуйте записать заметку в Notion - только на открытие приложения уйдет несколько секунд). Также есть интеграция с почтой – отправляешь на email@things3 и todo у тебя в inbox. Поддерживает 3 уровня проектов: area, project, subproject + tags (удобно для time energy attention framework), чего хватает для организации любых проектов. От конкурентов выделяется отсутствием подписки и очень простым и понятным UI/UX.

Obsidian

Obsidian, пожалуй, является лучшим markdown-based editor для ведения заметок и личной базы знаний. Главная фича - гиперссылки между заметками, которые нужны для zettelkasten метода при организации заметок. Имеет развитое комьюнити и большое количество комьюнити плагинов. Есть клиенты под iphone, ipad и encrypted синхронизация между устройствами (уже по подписке).

Miro

Miro – это идеальное приложения для любого IPad с Apple Pencil 2. Благодаря отсутствию задержки, подходит для записей “от руки”, когда надо подумать и порисовать. Удобно для визуализации целей и результатов на год через календарь и sticky notes, или для построения mindmaps. Технически, все это можно сделать и через Obsidian, однако тут важна именно визуализация. Также помогает на любых командных Zoom-обсуждениях, если надо что-то по-быстрому порисовать если на слух это не воспринимается (довольно частый кейс, если мы говорим про исследования или архитектуру).

Notion

Notion – это как obsidian, но для шеринга. Помогает с организацией общих процессов, review, и прочих договоренностей. Также подходит для складировать чужих notion. Отличается медлительностью и отсутствием гиперссылок.

Timer RH для mac

Просто таймер, да. Но это супер удобный и нативный для macos таймер с простыми настройками. Полезен, чтобы успевать на встречи (прозвонить за 5 минут до) и засекать время, чтобы не закапываться во что-то слишком надолго. Позволяет не смотреть на часы, а просто заниматься делом. Является единственным источником нотификаций для меня.

Endel

В эпоху open-space, шумных соседей и работ из кафе, умение заглушить окружающих шум - must have. Как бы я не любил Spotify или Yandex Music подборки, любые треки со словами имеют место отвлекать. И тут на помощь приходят Endel и другие distraction-free music providers. Лично для меня, Endel – это, пожалуй, лучший провайдер не-отвлекающей музыки, да еще и с разными режимами: для чтения, фокуса, релакса, etc. В общем, красота. Ближайший конкурент – focusatwill, но там хуже с UI/UX.

Extras

Не столь критичными, но все еще значимыми являются Сalendar (mac) и Mail (mac): первое помогает синхронизировать все дела из Things 3 со временем, а второе - не умереть от количества почты с разных аккаунтов. Тут надо отдать должное Apple, ведь после долгого поиска альтернатив таким default apps найти я их так и не смог. Простоту и количество интеграций Calender никто и не перебил. То же самое касается и Mail со smart mailboxes, пожалуй, лучшим решением для организации почты в эпоху подписок, реально важных писем, и кучи рекламного спама.

Если знаете еще какие-то полезные applications из подобных категорий – пишите. Одно из моих “хобби” – тестировать новые тулы.

Methodology: какие практики?

Переходим к главному, как же все это дело использовать?

Первое и наиболее важное – уменьшаем цифровой шум, отключаем все нотификации (телефон, ноут) и включаем режим “не беспокоить”… всегда. Чтобы было наверняка - еще и телефон убираем подальше от себя, чтобы его было не видно и он не отвлекал - иначе появляется навязчивое желание посмотреть (дело привычки). Мотивация всех этих действий очень простая – как можно сосредотачиваться и заниматься продуктивной работой, если постоянно что-то откуда-то всплывает и требуется внимания? Или же если постоянно терзает желание проверить телефон? Тяжеловато. Поэтому выключаем нотификации и включаем Endel.

Второе по приоритету – записывать все возникающие идеи в Things 3 и возвращаться к ним, когда будет время. Благодаря скорости и простоте Things, делать это максимально просто и не возникает никакого переключения контекста: подумал, нажал пару клавиш, записал, продолжил делать то, что делал. Когда появляется время – возвращаешься и уже обдумываешь спокойно. Благодаря этому хаку:

• меньше отвлекаешься на посторонние мысли – записываешь и возвращаешься позже
• перестаешь постоянно крутить что-то в голове – живешь в моменте
• а благодаря возвращению к записанным идеям – еще и память тренируется.

В продолжении предыдущего пункта, рекомендую всегда думать на бумаге (Obsidian, Miro). Не знаю как у вас, но только записывая/зарисовывая что-то я могу нормально это обдумать и понять, а не “подумать и забыть”. Приятный бонус такого сетапа – всегда можно вернуться к своим записям, что крайне полезно, так как идеи часто повторяются и дополняются со временем. Еще один приятный бонус – если что-то серьезно беспокоит, то после изложения мыслей на бумагу беспокойство часто проходит.

Возвращаясь к time management, следующая важная привычка – планировать свой завтрашний день с вечера (и букировать рабочий календарь от встреч). Во-первых, так куда проще вставать по утрам – есть конкретные планы. Во-вторых, это позволяет значительно больше успевать – перестаешь отвлекаться на кучу входящих, ибо дел и так хватает. В-третьих, это успокаивает, ведь это значительно снижает возможность залететь кому-то в ваше расписание “только спросить на 3 часа”. И последнее, это повышает ваш дофамин, ведь даже закрытие маленького todo в things ощущается организмом как небольшое, но достижение цели.

Еще один важный ритуал – еженедельные ретроспективы. А если точнее, ретроспектива прошедшей недели и обдумывание целей на следующую. Почему это важно? Текущий ритм жизни – излишне быстрый. Всем нам важно иногда останавливаться и понимать как свои ощущения, так и статус по всем своим проектам. Еженедельные остановки позволяют лучше понять прогресс по планам на квартал/год, привести собственную knowledge base в порядок, и еще лучше они позволяют понять себя.
Типичные вопросы для ретроспективы:

• что положительного произошло за неделю? что драйвит?
• что смущает? почему? какие ощущения?
• что не успел? почему? не драйвит?
• что важного незапланированного произошло?
• что делать дальше?

Феноменально, но факт: задавая такие простые вопросы самому себе и своим целям можно довольно быстрой сойти к тому, что едет и что драйвит и найти то, что “надо сделать”, но никогда не делается. Мне это позволило найти очень простые, базовые установки самого же себя, которые внезапно объяснили большое количество пристрастий и увлечений. В общем, рекомендую.

Продолжая тему целеполагания, пара важных хаков.

Во-первых, в постоянно меняющихся реалиях этого мира строить железобетонные планы – бессмысленно и беспощадно: слишком много всего может пойти не так. Однако, ставить цели – вполне реально. Надо лишь принять, что не все их можно успеть, и научиться конкретизировать в нужный момент. Т.е. понимать, что мы хотим достичь и с какой результат получить – надо уже сразу, однако как именно мы его получим – скорее всего решится при первом подходе. Что интересно, подход “поставить цель на результат” хорошо работает даже в пределах одной недели, советую.

Во-вторых, также рекомендую перестать планировать “цели на новый год, которые забудутся после января”, а разбивать все по кварталам (полгода – все еще много, месяц – мало). Это дополнительно ограждает от “амбициозных важных целей, которыми можно гордиться и запостить в FB” и подводит к куда более конкретным и практическим целям-результатам. Важное замечание: амбициозные цели все еще нужно иметь в голове, только декомпозироваными на промежутки по три месяца.

В-третьих, настоятельно советую не пытаться заниматься одним и тем же более 4‑х часов. Очень часто внимания уже не хватает, глаз замыливается и о какой-либо эффективности речи уже и не идет. Переключайтесь, диверсифицируйте todos. Это позволит сохранить интерес, внимание и энергию хоть весь день.

Ну и напоследок, еще больше “неочевидных” закономерностей:

• делайте зарядку по утрам. Как бы банально это не звучало, но если заставлять свой организм напрягаться каждое утро – он привыкнет подниматься куда более бодрым и готовым ко всему (также в этом помогают светобудильники).
• медитируйте. Да, опять банально, но именно медитация учит перестать бегать за мыслями и сосредоточиться на дыхании и ощущениях – полезно для концентрации.
• поддерживайте физические нагрузки. Зарядка – это хорошо, но еще лучше хотя бы пару километров в день гулять, и хотя бы раз в неделю посещать зал, чтобы помнить о существовании физических нагрузок.
• питайтесь правильно. Для себя отметил, что большое потребление углеводов дает много сил и энергии на пару часов, однако после - ты хочешь еще и быстро, ибо энергия уже вся закончилась.

Methodology tl;dr

• выключаем все нотификации
• заносим все мысли - в things
• думаем на бумаге
• планируем день с вечера
• проводим недельные ретроспективы
• ставим цели на неделю и квартал
• не занимаемся одним и тем же более 4-х часов
• помним “неочевидные” закономерности

Discussion: strengths, limitations and opportunities

Любая теория идеальна пока не доходит до практики. Давайте обсудим ее плюсы, минусы и возможные точки роста.

Strengths

• жизнь становится размереннее: реактивное поведение замещается проактивным
• действия и планы становятся более осознанными, подкрепленными предыдущими записями и идеями
• память становится чуть ли не идеальной благодаря все тем же записям
• получаем возможность обрабатывать и генерить просто огромное количество идей: как из случайных мыслей, так и на пересечениях заметок

Limitations

• проактивное поведение требует проактивности и времени
• желание структуризировать свои проекты/записи/идеи/мысли/whatever может быть далеко не у всех и нужно далеко не всегда
• важно уметь принимать, что цель != план и все может пойти не по плану
• реально значимый эффект возможен лишь при соблюдении большого количества привычек, которые надо поддерживать

Opportunities

• предлагаю написать любые предложения по улучшениям в комментариях ;)

Conclusion & future work

Что ж, долго ли, коротко ли, а этом посте мы обсудили с вами некоторые практики по self-supervised time management, к которым сошелся за долгие годы экспериментов. Надеюсь, все первоисточники, applications, а также краткая выжимка по методологии помогут вам в выработке собственных практик, ведь все они индивидуальны. Лично для меня этот пост – суммаризация текущих мыслей по time management и мне будет интересно повторить это дело года через три. А на этом все. Спасибо, что прочитали. Если будут вопросы - пишите (но помните, нотификации - выключены). Cheers!

P.S.
С учетом текущей ситуации завел тг-канал Decision Making in the Wild.
Feel free to join – будет мотивания писать еще.